1. Pendahuluan

Portal Layanan dan Data Direktorat Jenderal Perkeretaapian (PLD DJKA/PERONHUB) merupakan platform layanan digital terpadu (superapps) yang dikembangkan dan dikelola oleh Direktorat Jenderal Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Melalui satu portal, PLD DJKA menyediakan berbagai layanan digital, antara lain Layanan Pengawasan Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api (LLAKA), Layanan Pengawasan Prasarana Perkeretaapian, Layanan Pengawasan Sarana Perkeretaapian, Layanan Pengawasan Keselamatan Perkeretaapian, Layanan Perizinan Penyelenggaraan Perkeretaapian, Layanan Perizinan Teknis Perkeretaapian, Layanan Sertifikasi Kelaikan Sarana Perkeretaapian, Layanan Sertifikasi Kelaikan Prasarana Perkeretaapian, Layanan Sertifikasi SDM Perkeretaapian, serta Layanan Sistem Jaringan dan Integrasi Moda Transportasi Perkeretaapian.

Untuk mewujudkan kemudahan tersebut, PLD DJKA menerapkan kebijakan dan praktik Pelindungan Data Pribadi (PDP) sesuai Undang-Undang No. 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), terkait pemrosesan Data Pribadi sehubungan dengan penggunaan layanan PLD DJKA (selanjutnya disebut “Kebijakan Privasi”).

Kebijakan Privasi ini berlaku bagi seluruh pengguna layanan (Subjek Data Pribadi) yang menggunakan layanan PLD DJKA (selanjutnya disebut “Anda”).

Dengan mengakses atau menggunakan layanan PLD DJKA, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini.

2. Definisi / Istilah

Dalam Kebijakan Privasi ini, istilah-istilah di bawah ini memiliki pengertian sebagai berikut:

• Anda adalah Pengguna PLD DJKA sebagai individu.
• Data Pribadi adalah setiap data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi dan/atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik dan/atau non elektronik.
• DJKA adalah Direktorat Jenderal Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia, yang mengembangkan dan mengelola PLD DJKA.
• PLD DJKA adalah platform layanan digital di bidang perkeretaapian yang dikembangkan dan dikelola oleh DJKA, berfungsi sebagai sistem layanan publik terintegrasi, termasuk namun tidak terbatas pada perizinan dan rekomendasi teknis.
• Pemrosesan Data Pribadi adalah setiap kegiatan yang dilakukan terhadap Data Pribadi Anda yang meliputi:
  • pemerolehan dan pengumpulan;
  • pengolahan dan penganalisisan;
  • penyimpanan;
  • perbaikan dan pembaruan;
  • penampilan, pengumuman, transfer, penyebarluasan, atau pengungkapan; dan/atau
  • penghapusan dan pemusnahan.
• Pengendali Data Pribadi adalah pihak yang menentukan tujuan dan pengendalian pemrosesan Data Pribadi.
• Prosesor Data Pribadi adalah pihak yang memproses Data Pribadi atas nama Pengendali Data Pribadi.
• Pihak Ketiga adalah pihak yang bekerja sama dengan DJKA dalam melakukan pemrosesan Data Pribadi, dalam hal ini bisa sebagai sub prosesor.
• Instansi Pemerintah Terkait adalah lembaga atau instansi pemerintah lain yang bekerja sama dengan DJKA dalam rangka penyelenggaraan layanan publik sektor perkeretaapian, termasuk untuk keperluan verifikasi data.
• Cookie adalah berkas data kecil yang disimpan pada perangkat Anda untuk mengenali preferensi, menjaga sesi, dan menganalisis penggunaan PLD DJKA.

Istilah-istilah lain yang digunakan dalam Kebijakan Privasi ini tetapi tidak didefinisikan secara khusus akan memiliki arti sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang Pelindungan Data Pribadi.

3. Peran

3.1 Status DJKA sebagai Pengendali Data Pribadi

DJKA selaku penyelenggara PLD DJKA, berkedudukan sebagai Pengendali Data Pribadi yang:

• Melaksanakan pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan tujuan pelayanan publik sektor perkeretaapian.
• Memiliki tanggung jawab untuk:
  • memastikan akurasi, kelengkapan, dan konsistensi Data Pribadi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  • melakukan perekaman terhadap seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi;
  • melindungi dan memastikan keamanan Data Pribadi yang diprosesnya, dengan menyusun dan menerapkan langkah teknis operasional untuk melindungi Data Pribadi dari pemrosesan yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  • melakukan pengawasan terhadap setiap pihak yang terlibat dalam pemrosesan Data Pribadi;
  • melindungi Data Pribadi dari pemrosesan yang tidak sah; dan
  • mencegah Data Pribadi diakses secara tidak sah dengan menggunakan sistem keamanan elektronik secara andal, aman, dan bertanggung jawab.
• Beroperasi dalam batasan:
  • tujuan pemrosesan yang telah ditentukan;
  • ruang lingkup kewenangan yang diberikan; dan
  • standar keamanan sesuai dengan praktik terbaik di industri.

3.2 Hubungan dengan Instansi Pemerintah Terkait

Dalam hal diperlukan verifikasi data atau koordinasi layanan, DJKA dapat bekerja sama dengan instansi pemerintah terkait, termasuk namun tidak terbatas pada instansi yang berwenang atas data kependudukan, dalam batas yang diwajibkan atau diizinkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.3 Hubungan dengan Pengguna

Dengan mengakses dan/atau menggunakan PLD DJKA, maka Anda akan terhubung dengan DJKA selaku Pengendali Data Pribadi.

4. Pengumpulan Data Pribadi

4.1 Data Pribadi yang Diperlukan

Kami dapat mengumpulkan data pribadi Anda melalui PLD DJKA, antara lain:

• Data Identitas: - Nama lengkap - NIK (jika diperlukan untuk layanan tertentu)
• Data Kontak: - Alamat e-mail - Nomor telepon - Alamat instansi/perusahaan
• Data Teknis: - Alamat IP, lokasi, jenis perangkat, browser, dan sistem operasi - Waktu akses
• Data Penggunaan: - Halaman yang dikunjungi, durasi, dan interaksi pada portal (melalui cookie)
• Data Lain: - Data yang Anda berikan secara sukarela melalui formulir atau pengaduan

4.2 Metode Pengumpulan

Kami mengumpulkan Data Pribadi Anda melalui berbagai metode, antara lain:

1. Saat Anda mengajukan permohonan layanan: Anda akan diminta memberikan Data Pribadi seperti nama lengkap, NIK, alamat surel, dan nomor telepon sesuai kebutuhan layanan yang diajukan.
2. Saat Anda menggunakan PLD DJKA: kami dapat mengumpulkan data teknis dan data penggunaan Anda saat Anda mengakses portal.
3. Dari instansi pemerintah terkait: kami dapat mengumpulkan Data Pribadi Anda dari instansi pemerintah yang telah bekerja sama dengan DJKA. Pengumpulan data dari pihak lain ini hanya dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku dan dengan memperhatikan prinsip-prinsip pelindungan Data Pribadi.
4. Setiap pemrosesan Data Pribadi Anda yang melibatkan pihak lain melalui PLD DJKA selalu dilakukan dengan terlebih dahulu memperoleh persetujuan dari Anda, kecuali diwajibkan oleh hukum.

5. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Data pribadi yang kami kumpulkan digunakan untuk tujuan:

• Pemrosesan Layanan Publik: memproses permohonan layanan publik, seperti perizinan dan rekomendasi teknis di bidang perkeretaapian.
• Verifikasi Identitas: memverifikasi identitas pemohon guna memastikan keabsahan permohonan.
• Komunikasi: menyampaikan informasi terkait status permohonan Anda.
• Peningkatan Layanan: meningkatkan kualitas dan keamanan PLD DJKA.
• Analisis Statistik: melakukan analisis statistik penggunaan portal dalam bentuk data agregat/anonim.
• Kepatuhan Hukum: memenuhi kewajiban hukum yang berlaku di Indonesia, termasuk UU PDP dan peraturan sektor perkeretaapian.

Kami tidak menggunakan Data Pribadi Anda untuk kepentingan komersial pihak ketiga.

6. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan Data Pribadi Anda didasarkan pada:

• Persetujuan eksplisit dari Anda selaku pemilik data (consent);
• Pelaksanaan kewajiban hukum di sektor perkeretaapian; dan
• Kepentingan umum/pelayanan publik sesuai amanat Kementerian Perhubungan,

sebagaimana diatur dalam Pasal 20 UU No. 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

7. Penggunaan Cookie

PLD DJKA menggunakan cookie untuk:

• Mengingat preferensi/persetujuan cookie Anda;
• Menjaga keamanan sesi pengguna; dan
• Menganalisis pola penggunaan portal.

Anda dapat menerima atau menolak cookie non-esensial melalui banner persetujuan cookie. Penolakan tidak memengaruhi akses Anda ke fungsi utama portal.

8. Pengungkapan dan Transfer Data Pribadi

8.1 Situasi Pengungkapan

Kami tidak membagikan Data Pribadi Anda kepada pihak lain tanpa persetujuan, kecuali dalam situasi berikut:

• Diwajibkan oleh Peraturan Perundang-undangan: Data Pribadi Anda dapat diungkapkan jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku.
• Kepentingan Penegakan Hukum: Data Pribadi Anda dapat diungkapkan kepada otoritas penegak hukum jika diperlukan.
• Koordinasi Pelayanan Publik: Data Pribadi Anda dapat diungkapkan kepada instansi pemerintah lain dalam rangka koordinasi pelayanan publik.

8.2 Transfer Data Pribadi

Kami tidak mentransfer Data Pribadi Anda ke luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, kecuali diwajibkan atau diizinkan oleh ketentuan hukum yang berlaku.

8.3 Jaminan Keamanan

Kami memastikan bahwa setiap pengungkapan Data Pribadi Anda kepada pihak lain telah memenuhi ketentuan UU PDP, termasuk penerapan langkah-langkah keamanan yang memadai untuk melindungi Data Pribadi Anda.

9. Penyimpanan Data Pribadi

Kami menyimpan Data Pribadi Anda hanya selama diperlukan untuk penyelenggaraan layanan, pemenuhan kewajiban hukum, dan tujuan pemrosesan sesuai ketentuan yang berlaku.

Data Pribadi diproses dan disimpan pada infrastruktur teknologi informasi Kementerian Perhubungan serta tidak digunakan untuk tujuan di luar penyelenggaraan layanan tanpa dasar hukum atau persetujuan yang sah.

Setelah periode retensi berakhir atau ketika Data Pribadi Anda tidak lagi diperlukan untuk tujuan pemrosesan, kami dapat menghentikan penyimpanan Data Pribadi Anda dengan cara yang aman dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Anonimisasi Data Sebagian Data Pribadi yang dikumpulkan akan melalui proses anonimisasi dengan menghilangkan atau mengaburkan informasi sensitif sebelum digunakan untuk keperluan analisis statistik.

10. Keamanan Data Pribadi

10.1 Komitmen Keamanan Informasi

Kami berkomitmen untuk melindungi Data Pribadi melalui penerapan langkah-langkah pengamanan teknis dan organisasional yang memadai sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan terkait keamanan informasi.

Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk melindungi Data Pribadi dari akses yang tidak sah, penggunaan, pengungkapan, perubahan, kehilangan, pemusnahan, maupun bentuk pemrosesan lainnya yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

10.2 Pengamanan Teknis

Kami menerapkan berbagai pengamanan teknis untuk melindungi Data Pribadi Anda, antara lain:

• Enkripsi Data: Data Pribadi Anda dienkripsi baik saat disimpan di server maupun saat dikirimkan melalui jaringan internet.
• Kontrol Akses: kami menerapkan sistem kontrol akses yang ketat untuk membatasi akses terhadap Data Pribadi Anda hanya kepada pihak-pihak yang berwenang.
• Firewall dan Sistem Deteksi Intrusi: digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah ke sistem dan jaringan PLD DJKA.
• Security Patching: dilakukan secara berkala untuk memperbaiki kerentanan keamanan pada sistem dan aplikasi.
• Pencadangan Data: dilakukan secara berkala untuk menjaga ketersediaan layanan apabila terjadi gangguan.

10.3 Pengamanan Organisasi

Kami menerapkan pengamanan organisasi melalui:

• Penerapan kebijakan, standar operasional prosedur, dan pedoman keamanan informasi;
• Pembatasan akses terhadap Data Pribadi hanya kepada pegawai atau pihak yang memiliki kewenangan sesuai tugas dan tanggung jawabnya;
• Pelaksanaan sosialisasi dan peningkatan kesadaran keamanan informasi bagi pengelola layanan;
• Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan audit keamanan informasi secara berkala sebagai bagian dari peningkatan tata kelola keamanan informasi.

10.4 Penanganan Insiden

Kami menerapkan prosedur penanganan insiden yang mencakup:

1. Identifikasi, pencatatan, dan analisis setiap insiden keamanan informasi.
2. Pelaksanaan tindakan penanganan, mitigasi, serta pemulihan layanan dan data sesuai tingkat risiko.
3. Koordinasi dengan unit terkait dan pelaporan kepada pihak yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Evaluasi penyebab insiden serta pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan agar insiden serupa tidak terulang kembali.

11. Kewajiban dan Tanggung Jawab Para Pihak

Kewajiban dan Tanggung Jawab Anda

• Anda wajib memberikan informasi yang benar, akurat, dan termutakhir saat menggunakan PLD DJKA.
• Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial yang digunakan untuk mengakses layanan PLD DJKA.
• Anda tidak diperbolehkan menggunakan PLD DJKA untuk tujuan ilegal atau melanggar hukum.
• Anda wajib melaporkan kepada kami segera jika terdapat indikasi akses tidak sah atau potensi pelanggaran keamanan lainnya.
• Anda bertanggung jawab atas segala konsekuensi dari kesalahan penggunaan akun Anda, termasuk yang disebabkan oleh kelalaian dalam menjaga keamanan informasi pribadi.

Kewajiban dan Tanggung Jawab DJKA

• DJKA bertanggung jawab menyediakan layanan PLD DJKA sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memastikan operasional sistem yang aman dan andal.
• DJKA wajib melindungi Data Pribadi Anda sesuai dengan Kebijakan Privasi ini dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
• DJKA berkomitmen untuk menangani dan menyelesaikan keluhan Anda terkait layanan PLD DJKA.
• DJKA bertanggung jawab melakukan pemeliharaan dan pembaruan sistem untuk menjaga keamanan dan stabilitas aplikasi.
• DJKA tidak menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan lain dari yang disampaikan pada Kebijakan Privasi ini.

Pembatasan Tanggung Jawab DJKA

• DJKA tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat kelalaian Anda dalam menjaga keamanan kredensial Anda.
• DJKA tidak bertanggung jawab atas gangguan layanan yang disebabkan oleh faktor eksternal di luar kendali, seperti kegagalan jaringan atau keadaan kahar (force majeure).
• DJKA berhak membatasi, menangguhkan, atau menghentikan akses Anda jika ditemukan hal yang melanggar hukum.

12. Hak-hak Subjek Data Pribadi

12.1 Daftar Hak

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• Hak Mendapatkan Informasi: Anda berhak mendapatkan informasi tentang kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan permintaan, dan penggunaan Data Pribadi yang terdapat dalam Kebijakan Privasi ini.
• Hak Akses: Anda berhak mengakses Data Pribadi Anda yang diproses oleh kami, termasuk memperoleh informasi mengenai jenis Data Pribadi, tujuan pemrosesan, dan periode retensi.
• Hak Perbaikan: Anda berhak meminta perbaikan atau pemutakhiran Data Pribadi Anda yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Hak Pembatasan: Anda berhak meminta pembatasan pemrosesan Data Pribadi Anda dalam kondisi tertentu.
• Hak Penghapusan: Anda berhak meminta penghapusan Data Pribadi Anda dalam kondisi tertentu.
• Hak Menarik Persetujuan: Anda berhak menarik persetujuan pemrosesan data yang sebelumnya Anda berikan.
• Hak Mengajukan Keberatan: Anda berhak mengajukan keberatan atas keputusan otomatis yang berdampak signifikan pada Anda.
• Hak Menggugat: Anda berhak menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan Data Pribadi.
• Hak Portabilitas Data: Anda berhak mendapatkan dan menggunakan Data Pribadi Anda dalam bentuk yang sesuai.
• Dan hak lainnya sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada UU PDP.

12.2 Mekanisme Pengajuan Hak

Anda dapat mengajukan permintaan untuk menggunakan hak-hak Anda dengan menghubungi kontak yang tercantum pada bagian akhir Kebijakan Privasi ini.

12.3 Jangka Waktu Respon Pengajuan Hak

Kami menanggapi permintaan Anda dalam jangka waktu yang wajar sesuai dengan ketentuan UU PDP.

12.4 Pembatasan Hak

Dalam kondisi tertentu, kami dapat tidak memenuhi permintaan Anda untuk menggunakan hak-hak Anda, seperti ketika permintaan tersebut bertentangan dengan kewajiban hukum.

13. Pembaruan Kebijakan Privasi

13.1 Prosedur Perubahan

Kami dapat mengubah atau memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan hukum dan peraturan yang berlaku, perubahan layanan PLD DJKA, atau untuk alasan operasional lainnya.

13.2 Pemberitahuan Perubahan

Setiap perubahan materi pada Kebijakan Privasi ini akan diinformasikan kepada Anda melalui portal ini.

13.3 Waktu Pemberlakuan Perubahan

Perubahan materi pada Kebijakan Privasi ini akan berlaku efektif setelah jangka waktu tertentu sejak tanggal pemberitahuan di portal ini, sesuai dengan ketentuan UU PDP.

14. Kontak dan Pengaduan

14.1 Informasi Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait dengan Kebijakan Privasi ini atau pemrosesan Data Pribadi Anda oleh PLD DJKA, silakan hubungi kami melalui:

14.2 Pengaduan

Kami berkomitmen untuk menangani setiap pengaduan secara serius dan profesional. Setiap pengaduan yang Anda sampaikan akan diproses sesuai dengan prosedur penanganan pengaduan yang telah ditetapkan oleh DJKA.

14.3 Tanggapan

Kami akan menanggapi pengaduan Anda dalam jangka waktu yang wajar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

15. Ketentuan Penutup

15.1 Bahasa

Kebijakan Privasi ini dibuat dalam Bahasa Indonesia.

15.2 Hukum yang Berlaku

Kebijakan Privasi ini tunduk pada hukum yang berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

15.3 Penyelesaian Sengketa

Setiap sengketa yang timbul dari atau sehubungan dengan Kebijakan Privasi ini diupayakan penyelesaiannya secara musyawarah mufakat. Jika penyelesaian secara musyawarah mufakat tidak tercapai, maka sengketa diselesaikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.